Die Schönheit von Rollen: Klarheit statt Orientierungsfrust im Arbeitsalltag

Meine Erfahrung aus der Arbeit mit Teams ist, dass 60% der Frustration oder Konflikte in Teams damit zusammenhängen, dass Verantwortlichkeiten unklar sind. Verantwortungsdiffusion und regelmäßiger Orientierungsfrust sind für viele regelmäßiger Arbeitsalltag.

Die Einzelnen stehen immer wieder vor Fragen wie:

• Darf ich das jetzt machen oder nicht?

• Ist das sinnvoll oder nicht? - Was ist die Priorität?

• Wer kann das für mich entscheiden?

• Habe ich die Kompetenz dafür – ja oder nein?

Oft ist das Zusammenspiel zwischen den operativen Aufgaben im Alltag und den strategischen Zielen der Organisation unklar.

In klassischen Organisationsstrukturen richtet sich die Erwartung, wer das zu klären hat, bei vielen Menschen an die Führungskraft oder die Geschäftsführung. „Das müsste doch eigentlich von dort kommen.“ Doch in der Realität ist das meistens nicht explizit geklärt und Zusammenarbeit beruht mehr auf Annahmen als auf tatsächlichen Absprachen. Deshalb entstehen genau da zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften langfristig Ressentiments.

Hier liegt für mich die Schönheit in der Arbeit mit Rollen.

Wenn Rollen bewusst eingeführt werden, geben sie Teams und Organisationen ein konkretes Werkzeug an die Hand, um gemeinsam herauszufinden:

• Was sind eigentlich die wesentlichen Aufgaben, die diese Organisation braucht, um ihr Organisationsziel zu erreichen?

• Welche Verantwortungsbereiche sind dafür notwendig?

• Welche Rollen braucht es wirklich – nicht formal, sondern funktional?

Damit einhergehend werden die strategischen Entscheidungspunkte, die diese Rollen brauchen, um im Alltag effektiv und wirksam arbeiten zu können, sichtbarer. Rollen schaffen Klarheit, Orientierung und Handlungsfähigkeit, ohne alles zwangsläufig zentral zu entscheiden.

Wie kann die Arbeit mit Rollen beginnen

1. Gemeinsame Entscheidung
Sprecht im Team darüber, ob alle offen sind, das auszuprobieren.
Holt euch ein echtes Ja von allen ab.
Rollenarbeit funktioniert nicht über Anordnung, sondern über gemeinsame Bereitschaft.

2. Kernrollen identifizieren
Identifiziert die Kernrollen, die für die meisten im Team relevant sind.
Gebt ihnen einen Namen und definiert die allerwichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die zu dieser Rolle gehören.
Nicht perfekt. Nicht vollständig. Sondern so, dass es sicher genug zum Ausprobieren ist.

3. Start in die Praxis
Fangt an, mit diesen Rollen zu arbeiten – im echten Arbeitsalltag, und sprecht euch aus euren jeweiligen Rollen an. Das ist besonders wichtig in kleinen Teams, in denen wenige Menschen viele Rollen haben. Es ist wichtig zu wissen, welche Perspektive ihr gerade vertretet.

4. Rollen dynamisch entwickeln
Erweitert und passt die Rollen so an, wie sie im Alltag tatsächlich anfallen.
Es geht nicht darum, eine Stellenbeschreibung für eine Rolle zu schreiben,
sondern den Arbeitsalltag als Lernfeld zu nutzen:

• Wo entstehen Verantwortungsunklarheiten?

• Wo entstehen Entscheidungsfragen?

• Wo kommt es zu Reibung?

Genau das wird zum Auslöser, um Rollen weiter zu definieren oder neue Rollen einzuführen.

5. Rollenhüter:in vergeben
Vergebt explizit die Rolle der Rollenhüterin / des Rollenhüters.
Eine Person, die dafür sorgt, dass Rollen transparent festgehalten sind, für alle zugänglich bleiben und so aktuell sind, dass alle effektiv damit arbeiten können.